Jako profesjonalne podmioty, przedsiębiorcy mają obowiązek dostosowania się do wymogów ustawodawcy. Jednym z relatywnie nowych obowiązków, dotyczących spraw finansowych, jest konieczność przygotowywania sprawozdania finansowego w formie elektronicznej (są to tak zwane e-sprawozdania wprowadzone nowelizacją od 1 października 2018 roku). Przepisy nie narzucają jednak podmiotom gospodarczym jednej, obowiązującej formy pracy nad dokumentem. Oczywiście ma on spełniać określone normy, formę oraz często uszeregowana strukturę – jednak w praktyce firma może przygotować e-sprawozdanie w każdej aplikacji, która takowe spełnia. Jak więc wybrać najlepsza aplikację do pracy nad e-sprawozdaniem?
3 podstawowe kroki do wyboru Twojej aplikacji do e-sprawozdania
-
W pierwszej kolejności przed dokonaniem wyboru aplikacji do pracy nad e-sprawozdaniami, przedsiębiorca powinien uczciwe ocenić swoją sytuację kadrową – chodzi o to, kto w praktyce będzie przygotowywał, jakie ma doświadczenie, wiedzę oraz jakiego poziomu wsparcia potrzebuje. Czy będzie to użytkownik początkujący, czy może zawodowy księgowy. Czy dokumentów i danych będzie dużo czy mało. Czy da się je przepisywać ręcznie, czy koniecznie trzeba mieć możliwość automatycznego ich pobrania z innych programów i plików. W zależności od odpowiedzi na te podstawowe pytania, dalej użytkownik aplikacji do e-sprawozdań będzie mógł podjąć odpowiedni wybór.
-
Przedsiębiorca w pierwszej kolejności staje przed wyborem – czy skorzystać z aplikacji publicznej, czy może profesjonalnego programu komercyjnego. Pierwsze rozwiązanie będzie korzystne przede wszystkim dla podmiotów, które nie potrzebują wsparcia w wypełnieniu dokumentu (mają w tym zakresie wiedzę i doświadczenie), a danych nie jest zbyt dużo (czyli da się je wprowadzić ręcznie i nie ma potrzeby zapewnienia kompatybilności aplikacji z innymi programami i plikami użytkownika). Profesjonalne aplikacje komercyjne będą natomiast dobrym wyborem dla osób szukających pewnego poziomu wsparcia na początkujących etapach, dla podmiotów szukających wygody i komfortu pracy na indywidualnie skonstruowanym narzędziu oraz dla podmiotów, które muszą przygotować dużą ilość danych i chcą korzystać z integracji aplikacji z innymi narzędziami.
-
W przypadku wyboru aplikacji komercyjnej, przedsiębiorca powinien zadbać o swoje bezpieczeństwo poprzez wybór znanego, rekomendowanego i cenionego usługodawcy oraz koniecznie wybierając aplikację aktualną i aktualizowaną. Przepisy oraz wymogi dotyczące e-sprawozdań ulegają zmianom i nowelizacjom, toteż tylko praca na aktualnym dokumencie, spełniającym wymogi ustawodawcy, umożliwi prawidłowe wykonanie obowiązku przygotowania oraz złożenia e-sprawozdania.
Rekomendacje dla przedsiębiorców
Podsumowując, z powyższej analizy wynika, że nie ma jednego rozwiązania, które będzie najlepsze dla każdego podmiotu gospodarczego. Ze względu na różne sytuacje faktyczne i prawne każdy przedsiębiorca powinien zastanowić się nad tym, które z nich będzie dla niego indywidualnie najkorzystniejsze. W każdym jednak przypadku należy pamiętać o zachowaniu chociaż minimalnych wymogów bezpieczeństwa. Po pierwsze, z powodu konieczności wypełnienia określonych ustawowych obowiązków w odpowiedni sposób, zachowując wymogi ustawodawcy. Za niespełnienie takowych, przedsiębiorca może przecież ponieść konkretne negatywne konsekwencje. Po drugie – z powodu przekazywania dużej ilości danych i informacji wrażliwych (w tym kluczowych informacji o sytuacji finansowej przedsiębiorcy), które nie powinny być dostępne dla osób i podmiotów nieupoważnionych.
