Sprawna wymiana informacji to klucz do sukcesu firmy. Dzisiaj zdają sobie z tego sprawę już w zasadzie wszyscy przedsiębiorcy. W przekazywaniu danych i informacji bardzo pomocne mogą być nowe technologie. Wiedząc o tym doskonale, coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie EDI. Czym jest EDI i dlaczego warto je wdrożyć? Kto korzysta z tego najbardziej i dlaczego? W poniższym tekście znajdziesz odpowiedzi na te i wiele innych ważnych pytań.
Czym jest EDI?
Zacznijmy od krótkiego wyjaśnienia, czym jest EDI. Otóż mowa o elektronicznej wymianie danych. Jest to rozwiązanie dla firm, które chcą połączyć ze sobą wykorzystywane systemy informatyczne. Warto zauważyć, że w nowoczesnej firmie korzysta się z wielu różnorodnych systemów. Na pierwszy plan wysuwa się system księgowy, niezbędny w każdym przedsiębiorstwie. Swoje oprogramowania mają też działy HR czy handlowe. W firmach dysponujących magazynami niezbędne są też programy do zarządzania nimi, a w przedsiębiorstwie produkcyjnym nie obejdzie się bez programu do obsługi produkcji i hali produkcyjnej. Każdy taki program gromadzi bardzo dużo danych.
Co istotne, osoby z poszczególnych działów często potrzebują „na już” danych z systemów wykorzystywanych przez inne działy w przedsiębiorstwie. Bez elektronicznej wymiany danych muszą w takiej sytuacji zwracać się z prośbą do współpracowników o przekazanie niezbędnych informacji. Zabiera to wiele czasu i jest kłopotliwe. Jeśli natomiast miało miejsce wdrożenie EDI, wszystkie dane, z każdego systemu, są dostępne dla wszystkich upoważnionych pracowników. Korzyści z tego wynikające same się nasuwają. W dalszej części tekstu przyglądamy się im nieco bliżej.
Jakie korzyści daje wdrożenie EDI?
Jakie są główne korzyści, dla których wdrożenie EDI to rozwiązanie godne polecenia? Warto wymienić następujące:
- oszczędność czasu,
- wyższy komfort pracowników,
- oszczędność pieniędzy,
- mniej błędów.
Prawidłowe wdrożenie EDI to gwarancja płynniejszego przekazywania danych i informacji. Dzięki temu pracownicy oszczędzają sporo czasu, który mogą przeznaczyć na inne działania. Przyczynia się to do lepszego funkcjonowania całej firmy. Co więcej, pracownicy odczuwają wyższy komfort, przez co są mniej sfrustrowani i bardziej chętni do pracy na rzecz dobra swojego pracodawcy. Elektroniczna wymiana danych to korzyść zarówno dla firmy, jak i dla każdego jej pracownika.
Ponadto, dzięki elektronicznej wymianie danych zachodzi mniej błędów. Ludzie są omylni i przekazując dane lub informacje mogą popełniać błędy. Jeśli w firmie funkcjonuje EDI, użytkownik korzysta z danych, które są zapisane w systemie.
Profesjonalne wdrożenia EDI
Nie ma wątpliwości, że EDI zapewnia wiele korzyści. Jednak aby wykorzystać potencjał elektronicznej wymiany danych, niezbędne jest poprawne wdrożenie. Należy uwzględnić specyfikę i liczbę wykorzystywanych w firmie systemów oraz potrzeby danego przedsiębiorstwa. Często EDI wymaga też modyfikacji, na przykład po wprowadzeniu nowego systemu. Dlatego też zarówno wdrożenie, jak i opiekę nad EDI warto zlecić specjalistom.
