Likwidacja firmy to proces wieloetapowy, który wiąże się z wieloma obowiązkami, w tym z koniecznością odpowiedniego zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej. Jakie są zasady przechowywania akt osobowych i płacowych po likwidacji firmy?
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – obowiązki pracodawcy
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest obowiązkiem pracodawcy, nawet po ogłoszeniu upadłości lub likwidacji firmy. Likwidator lub syndyk ma obowiązek wskazać podmiot, który zajmie się przechowywaniem dokumentów. Może to być:
- Archiwum zakładowe
- Firma specjalizująca się w przechowywaniu dokumentacji
Przedsiębiorca zobowiązany jest do zapewnienia środków finansowych na pokrycie kosztów przechowywania.
Co zrobić, gdy firma nie ma środków na przechowywanie dokumentacji?
Jeżeli Sąd Rejonowy stwierdzi, że przedsiębiorca nie jest w stanie zapewnić odpowiednich środków finansowych, dokumentację pracowniczą może przejąć Archiwum Państwowe. W tym celu syndyk lub likwidator musi złożyć odpowiedni wniosek do sądu.
Przeniesienie dokumentacji do Archiwum Państwowego
Przed wydaniem postanowienia o złożeniu dokumentów w Archiwum Państwowym sąd sprawdza stan majątkowy przedsiębiorcy. Syndyk lub likwidator ma obowiązek uporządkowania dokumentacji przed jej przekazaniem. Dokumenty muszą zostać przekazane przed wykreśleniem pracodawcy z KRS lub CEiDG.
Opłata za przechowywanie dokumentacji w Archiwum Państwowym
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może wydać decyzję o odpłatnym przechowywaniu dokumentacji pracowniczej, która należała do pracodawcy wykreślonego z KRS lub CEiDG. Decyzja taka wydawana jest, gdy dokumentacja może ulec zniszczeniu, a nie ma podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi.
Przed wydaniem decyzji Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych dokonuje oceny dokumentacji w miejscu jej przechowywania. Koszty poniesione przez Archiwum Państwowe na cele przejęcia, ewidencjonowania, przechowywania i konserwacji dokumentacji ponoszą osoby zarządzające lub pełniące funkcje organu zarządzającego pracodawcy w dniu, w którym został wykreślony z KRS lub CEiDG.
Szkolenia kadrowe
Prawidłowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest niezwykle ważne z punktu widzenia ochrony danych osobowych pracowników. W związku z tym firmy powinny mieć na uwadzę szkolenia kadrowe i regularnie z nich korzystać w zakresie:
- Zasad ochrony danych osobowych
- Zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej
Gdzie szukać takich szkoleń?
Centrum Verte oferuje szkolenia kadrowe dla firm, które mają problemy w wypełnieniu obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej. Szkolenia prowadzą doświadczeni eksperci, którzy pomogą:
- Zrozumieć zasady ochrony danych osobowych
- Poznać procedury związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej
- Przeprowadzić audyt dokumentacji pracowniczej
Podsumowanie
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej po likwidacji firmy to ważny obowiązek, który wiąże się z wieloma wyzwaniami. Firmy mogą skorzystać z pomocy Centrum Verte, aby zapewnić prawidłowe przechowywanie dokumentacji i wypełnić wszystkie obowiązki związane z ochroną danych osobowych. Poznaj ofertę na szkolenia kadrowe od Centrum Verte.
